Sistema de gestão Seduc-MT
- Maicon Willi
- 29 de set. de 2024
- 4 min de leitura
O sistema do Seduc-MT foi um projeto solicitado para uma iniciativa em levar conexão de internet para alunos do estado os quais não tem acesso devido a condições sociais e regionais. Para esse projeto precisei ir de Barueri-SP até Cuiabá -MT para realizar o processo de Discovery, onde me encontrei com os principais stakeholders e pude entender através de etapas de entrevistas, pesquisas e análises as reais necessidades para alcançar o sucesso do projeto. Irei descrever brevemente as etapas realizadas:
Discovery:
Recebi um projeto da empresa Dry Telecom, onde precisaríamos construir um sistema para gerenciar os chips que seriam distribuídos aos alunos necessitados do estado de Mato Grosso. Para isso, logo eu comecei a escrever uma matriz CSD para organizar as informações que eu tinha até então:
Certezas | Suposições | Dúvidas |
|---|---|---|
O sistema deve gerenciar chips | O sistema precisa cadastrar alunos e escolas | Será necessário realizar algum controle logístico como despacho e gestão de entregas? |
O sistema deve realizar a recarga dos chips | O sistema deve realizar funções de Telecom como desativar chip, ver consumo, cancelar, etc... | Quais setores / envolvidos precisarão visualizar e ou gerenciar o sistema? |
O sistema deve ter uma dashboard para análises | Deverá ter níveis de acesso para suporte, gestão, diretor e responsável. | Como é o processo de gestão de recursos do estado atualmente? |
O sistema deve ser responsivo | Precisará de uma função de exportação de dados como de consumo, cadastro, etc... | Já existe algum software utilizado para realizar tais ações? Se sim, é integrável a aplicações externas? |
Será o estado diretamente envolvido com a gestão das escolas ou haverá um intermediário? | ||
Qual time prestará suporte técnico para tal projeto em larga escala? | ||
Existem processos burocráticos ou documentais na jornada de enviar o chip até ele ser entregue a um aluno? |
Com as principais informações listadas, me preparei para a viagem e fui até Cuiabá-MT onde me encontrei com os principais stakeholders do projeto. Com isso, começamos a reunião de alinhamento e entendimento do levantamento de requisitos. Nesse processo entendi que existem as DREs que gerenciam um grupo de escolas e entendi a proporção exata do projeto. Foi mensurado 16 DREs para gerenciar 647 escolas estaduais. E em meio a tudo isso, também entendi a necessidade de nomear e segmentar conjunto de alunos em projetos, como por exemplo: CadÚnico, ViradaTec e ConectaEDU. Onde defendem iniciativas diferentes com controle de recursos segmentados para determinado conjunto de alunos baseado em um perfil em comum, definido pela Secretaria da educação.
Fiz algumas análises sobre a forma que ocorrem as distribuições de recursos entre as DREs e as escolas, entrevistei outros stakeholders envolvidos como representantes de DREs e escolas também. Chegando a seguinte conclusão:
Cadastrar Chips, DREs, Alunos, Escolas, Gestores e Projetos;
O sistema deve permitir que as DREs despachem chips para as escolas sob sua responsabilidade e acompanhe o processo de entrega até a comprovação de recebimento e conferência das escolas;
As escolas só podem cadastrar alunos que pertencem ao projeto, onde eles recebem um código de validação para participação. Para o aluno receber o chip é necessário a assinatura de um termo de entrega, feito pelo responsável legal do aluno;
As escolas são responsáveis por gerenciar seus chips e entrega-los aos alunos;
O sistema deve permitir transferência de alunos entre as escolas;
Possibilidade de devolver chips da escola de volta a DRE;
Renovação automática dos planos dos chips por um período de 1 ano após a ativação;
Funcionalidades de Telecom como cancelar, desativar, reativar e ver consumo sob gestão das escolas.
Desafios e soluções:
Assim que entendi as necessidades, me deparei com grandes desafios para uma entrega sólida e funcional.
Para realizar a distribuição de chips, seria necessário que os envolvidos tivessem um conhecimento técnico de como funciona o estoque de chips (separados por range, saber ler o código ICCID, saber definir as sequências, entender de quebra de range, etc...).
Para resolver essa crise e evitar algum problema generalizado da gestão de estoque (que eram mais de 100 mil chips), criei uma regra de negócio que seria desenvolvida através do sistema, essa regra consistia em: "O sistema deverá interpretar o range do chip fazendo o split do código e capturando os últimos 5 dígitos, desconsiderando o último que é de controle. Com isso, ele deverá organizar todos os chips seguindo a sequência numérica dessa regra e no momento que houver uma mudança súbita para o próximo chip listado, então deverá entender isso como uma mudança de range.
Com isso, seria possível o sistema autogerenciar a ordenação física dos chips, prevendo de maneira assertiva quais chips e quando haverá uma mudança física de armazenamento (troca de range).
A transferência de aluno era extremamente necessária, mas havia um único problema: A escola atual não sabia para qual escola o aluno iria ser transferido e não poderia depender do aluno em responder se tinha ou não pego o chip do projeto. Ou seja, deveria ocorrer a transferência, mas não sabiam para onde.
Para resolver esse problema eu projetei uma solução de status onde o aluno iria ser colocado como "em transferência" e não mais estaria sob a gestão da escola, durante esse período seria pausado o consumo do chip. Quando o aluno fosse recebido na nova escolas, eles consultariam o pelo documento do aluno (ou do responsável se o aluno não tivesse), e caso existisse esse documento entre os alunos listados com o status de transferência, ele seria oficialmente transferido para a escola.
Entrega e implantação
Após encontrar as soluções e realizar o protótipo, testes e aprovação do projeto. Gerenciei o time de desenvolvimento para validar as regras de negócio e funcionalidades do sistema. Fizemos o desenvolvimento completo do MVP em 3 meses.
Para a implantação eu fiz diversos vídeos tutoriais para o sistema e colocamos eles no próprio sistema na parte de ajuda e suporte. E também fiz uma reunião online onde apliquei um treinamento com mais de 160 pessoas envolvidas durante 3 horas. E mantive dando suporte ao nível gerencial do projeto durante 1 ano até o dia da auditoria e aprovação da renovação, com isso garantindo e assegurando o sucesso de todo o projeto.